KI-Automatisierung in Wien: weniger Routine im Büro.

Welche Aufgaben lassen sich mit KI automatisieren?

Ob man es KI oder AI-Automatisierung nennt, gemeint ist dasselbe: Software übernimmt Arbeit, bei der bisher jemand Text gelesen, verstanden und irgendwo eingetragen hat. Gut geeignet sind Aufgaben, die oft vorkommen und nach einem ähnlichen Muster ablaufen. Sprachmodelle wie Claude oder die Modelle von OpenAI erledigen solche Aufgaben inzwischen oft gut, wenn sie sorgfältig eingebunden sind und jemand die Ergebnisse kontrolliert. Ein paar Beispiele aus dem Alltag von Betrieben:

Eingehende Rechnungen aus dem Postfach in die Buchhaltung

Rechnungen kommen als PDF per E-Mail. Die Automatisierung erkennt sie, liest Lieferant, Betrag, Datum und UID-Nummer aus und legt alles so ab, wie Ihre Buchhaltung oder Ihre Steuerberatung es braucht. Unklare Fälle landen bei einem Menschen zur Kontrolle.

Anfragen vorsortieren und Antworten vorbereiten

Ein Installateurbetrieb bekommt jeden Tag Anfragen per Formular und E-Mail. Die KI erkennt, ob es um einen Notfall, ein Angebot oder eine Terminverschiebung geht, fragt fehlende Angaben nach und bereitet eine Antwort vor, die jemand nur noch prüft und abschickt.

Angebote aus einer Excel-Liste als PDF

Preise und Positionen stehen in einer Tabelle. Statt jedes Angebot in Word händisch zusammenzubauen, entsteht es aus wenigen Angaben als sauberes PDF im Erscheinungsbild Ihres Betriebs. Dafür braucht es oft gar keine KI, sondern einen gut gebauten Ablauf. Auch das gehört zur Automatisierung.

Ein Assistent, der Ihr eigenes Wissen kennt

Ein Chatbot auf der Webseite oder nur für das Team, der aus Ihren eigenen Unterlagen antwortet: Preislisten, Handbücher, häufige Kundenfragen. Ich baue solche Assistenten so, dass sie die Quelle ihrer Antwort nennen und an einen Menschen verweisen, wenn sie etwas nicht wissen.

Abläufe zwischen Ihren Programmen

Neue Bestellung im Onlineshop, Eintrag im Kalender, Nachricht ans Team, Beleg in der Buchhaltung: Viele Programme haben Schnittstellen, nur verbindet sie niemand. Diese Verbindungen baue ich, mit oder ohne KI, je nachdem, was die Aufgabe braucht.

Wo hilft KI nicht weiter?

KI ersetzt keinen klaren Ablauf. Wenn heute niemand genau sagen kann, wie eine Aufgabe erledigt wird, wird sie durch KI nicht besser. Dann klären wir zuerst den Ablauf.

Seltene Aufgaben lohnen sich kaum. Dauert etwas einmal im Monat zehn Minuten, kostet die Automatisierung mehr, als sie je einspart.

Bei Entscheidungen mit rechtlichen oder finanziellen Folgen gehört ein Mensch dazu. Sprachmodelle machen Fehler, auch wenn sie dabei überzeugend klingen. Deshalb plane ich Automatisierungen so, dass bei wichtigen Schritten jemand prüft und freigibt, und dass nachvollziehbar bleibt, was das System getan hat.

Manchmal löst eine Vorlage, ein besseres Formular oder eine Regel im E-Mail-Programm das Problem schon. Dann bekommen Sie von mir genau diesen Tipp und kein Angebot.

Was passiert mit unseren Daten?

Das ist die wichtigste Frage, und sie gehört an den Anfang jedes Projekts. Nach diesen Grundsätzen arbeite ich:

• Nur so viele Daten wie nötig. Das Sprachmodell bekommt nur, was es für die Aufgabe braucht. Namen oder Kontodaten lassen sich oft vorher entfernen.
• Hosting in der EU. Die Abläufe selbst, Datenbanken und Ablagen laufen auf Servern in der EU.
• Anbieter mit Bedacht wählen. Bei KI-Anbietern achte ich auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, auf Möglichkeiten zur Verarbeitung in der EU und darauf, dass Ihre Daten nicht zum Training verwendet werden. Was ein Anbieter gerade bietet, prüfen wir für Ihr Projekt konkret.
• Nachvollziehbar. Sie wissen, welche Daten wohin gehen. Das brauchen Sie ohnehin für Ihr Verarbeitungsverzeichnis nach der DSGVO.

Der AI Act der EU stellt je nach Einsatzzweck unterschiedliche Anforderungen, und viele Pflichten gelten erst nach und nach. Für typische Büroautomatisierungen sind sie meist überschaubar. Bei heiklen Bereichen wie Personalentscheidungen sollten Sie juristischen Rat einholen, eine Rechtsberatung ersetze ich nicht.

Wie fängt man mit KI im eigenen Betrieb an?

Mit einer einzigen Aufgabe, nicht mit einer Strategie. Im Erstgespräch suchen wir die Tätigkeit, die am häufigsten vorkommt und am meisten Zeit frisst. Oft ist sie schnell gefunden: das Abtippen von Lieferscheinen, das Sortieren des Sammelpostfachs, die immer gleichen Kundenfragen.

Dann baue ich eine erste Automatisierung für genau diese Aufgabe, und wir testen sie mit echten Beispielen aus Ihrem Betrieb. Sie sehen, wie oft sie richtig liegt und wo nicht. Erst wenn das im Alltag funktioniert, kommt die nächste Aufgabe dazu.

Was kostet eine KI-Automatisierung?

Was eine KI-Automatisierung kostet, hängt vor allem davon ab, wie viele Programme angebunden werden und wie viele Sonderfälle und Prüfschritte nötig sind. Für die Umsetzung bekommen Sie nach dem Erstgespräch einen Fixpreis. Dazu kommen laufende Kosten für die Nutzung der KI-Modelle, die nach Verbrauch abgerechnet werden. Diese schätze ich vorab anhand Ihrer Mengen ab, damit Sie wissen, womit Sie rechnen können.

Für die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen gibt es in Österreich Förderprogramme wie KMU.DIGITAL. Die aktuellen Bedingungen finden Sie auf der offiziellen Seite des Programms.

KI-Funktionen lassen sich auch in eine Webseite oder ein Kundenportal oder in eine App für Ihr Team einbauen.